Die Wirtschaftlichkeit interessiert niemanden – Mythen der Projektpräsentation

Dieser Beitrag ist Teil 4 von 8 in der Serie Mythen der Projektpräsentation.

In diesem Teil meiner Artikelreihe zu den Mythen der Projektpräsentation gehe ich auf ein häufiges Problem ein: die fehlende Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Projekts. Viele Prüflinge sind der Meinung:

Ich bin Programmierer, also zeige ich mein Programm. Die Wirtschaftlichkeit interessiert doch niemanden.

Das ist leider ein Irrglaube, denn auch wenn viele Azubis es nicht wahrhaben wollen, zählen alle IT-Berufe zu den kaufmännischen Berufen. Der Bereich der Wirtschaftlichkeit sollte also nicht nur nicht vergessen werden, sondern eine zentrale Rolle bei der Bearbeitung des Abschlussprojekts einnehmen.

Nicht umsonst steht in der Verordnung über die Berufsausbildung (§15, Abs. 2) wörtlich:

Durch die Projektarbeit und deren Dokumentation soll der Prüfling belegen, daß er Arbeitsabläufe und Teilaufgaben zielorientiert unter Beachtung wirtschaftlicher [Hervorh. d. Verf.], technischer, organisatorischer und zeitlicher Vorgaben selbständig planen und kundengerecht umsetzen […] kann.

Daher sollte in der Projektpräsentation zumindest auf die wichtigsten Aspekte der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eingegangen werden: die Kostenplanung und die Amortisationsrechnung.

Kostenplanung

Üblicherweise wurde bereits in der Projektdokumentation auf die Kostenplanung eingegangen, sodass man in der Projektpräsentation lediglich die wichtigsten Teile vorstellen wird. Dieser Grundsatz gilt aber ja für alle Bereiche des Projekts: Die Prüflinge sollten Die kostbare Präsentationszeit nicht mit Trivialitäten und langweiligen Inhalten verschwenden, sondern die Prüfer mit den Highlights des Projekts von ihrer Arbeit überzeugen.

Bewährt hat sich die Vorstellung der Gesamtkosten des Projekts. Irgendwo sollte also einmal eine dicke große Zahl stehen, die diese Kosten darstellt.

Spannend ist für die Prüfer aber auch, wie der Prüfling auf diese Zahl gekommen ist. Sie sollte also ggfs. aufgeteilt werden auf die wichtigsten Bereiche, z.B. die Arbeitszeit der Prüflings, Lizenzen, angeschaffte Hardware, Arbeitszeit von Mitarbeitern usw.

Den größten Anteil an den Kosten haben meistens die Arbeitsstunden des Prüflings. Hier kommen schnell einige Tausend Euro zusammen, wenn man von halbwegs realistischen Stundensätzen ausgeht (z.B. 30 EUR/Stunde * 70 Stunden = 2.100 EUR).

Das ist auch gleich ein gutes Stichwort: Man sollte sich unbedingt klar machen, was in den Stundensätzen enthalten ist. Das ist nicht einfach nur die Ausbildungsvergütung geteilt durch die Arbeitszeit. Sehr häufig rechnen Prüflinge mit Stundensätzen von ein paar Euro, weil sie tatsächlich einfach die genannte Rechnung anstellen. Die Sozialabgaben und Gemeinkosten werden dabei einfach vergessen. Das ist dann natürlich eine perfekte Vorlage für das Fachgespräch 😉

Amortisationsrechnung

Die Kosten allein reichen allerdings nicht aus, um zu bewerten, ob das Projekt wirtschaftlich ist. Es kommt darauf an, wann diese Kosten durch die Umsetzung des Projekts wieder erwirtschaftet werden. Genau dafür ist die Amortisationsrechnung wichtig. Denn für ein Projekt, das sich nicht amortisiert, braucht der Prüfling schon sehr gute andere Gründe, um es durchzuführen.

In der Projektpräsentation sollte auf die Amortisationsrechnung auf jeden Fall eingegangen werden, weil ein wichtiger Ausbildungsinhalt eines Anwendungsentwicklers ist, bewerten zu können, ob ein Projekt überhaupt durchgeführt werden kann und soll. Wir entwickeln Software ja nicht zum Spaß (obwohl Spaß natürlich eine zentrale Rolle für uns spielt 😉 ), sondern um das Unternehmen nach vorne zu bringen bzw. schlicht und ergreifend um Geld damit zu verdienen. Und die Amortisationsrechnung zeigt, dass dies für das Abschlussprojekt des Prüflings der Fall ist.

Sicherlich gibt es Ausnahmen, bei denen eine Kostenplanung und/oder Amortisationsrechnung nicht durchgeführt werden kann. Beispiele sind interne Prototypen zum Machbarkeitsnachweis oder Technologiedemos. Aber für den Großteil aller Abschlussprojekte kann ich nur die dringende Empfehlung aussprechen, die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung in die Präsentation einzubauen. Und selbst für die genannten Beispiele lassen sich mit ein wenig Nachdenken (was ich von einem Prüfling erwarten würde) bestimmt vernünftige (monetäre) Gründe für die Projektdurchführung finden. Vielleicht wird durch die Umsetzung des Prototyps später kostbare Entwicklerzeit gespart oder die Technologieentscheidung bewirkt, dass Entwicklerkollegen langfristig produktiver arbeiten. Letztlich kann es meiner Meinung nach kein Projekt geben, das nicht in irgendeiner Weise zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beiträgt.

Bei der Berechnung der Amortisationsdauer können verschiedene Aspekte herangezogen werden, wie z.B. ganz klassisch die erwarteten Verkaufserlöse bei Software für Kunden oder die erwarteten Einsparungen bei interner Software. Hier sollte man als Prüfling auch genau hinschauen und analysieren, wo sich Einsparpotential durch den Einsatz der neuen Software ergibt. Sind z.B. Arbeitsabläufe schneller durchzuführen, kann man die Zeitersparnis anhand der Mitarbeiterkosten in eine Kostenersparnis umrechnen.

Darstellung

Wie kann man die Kosten und Amortisationsrechnung nun in der Projektpräsentation optimal darstellen?

Fangen wir mit einem Beispiel an, wie ich es nicht machen würde.

FIAE Projektpräsentation Alt - Kosten

Hier sind einfach viel zu viele Informationen auf zu wenig Raum zusammengequetscht. Der Text ist viel zu klein, um gut lesbar zu sein. Und die Kostenberechnung kann in der Kürze der Zeit kein Zuschauer nachvollziehen. Stattdessen würde ich die Informationen deutlich reduzieren und für eine optimale Lesbarkeit sorgen, zur Not, indem die Folie auf mehrere Folien aufgeteilt wird.

FIAE Projektpräsentation Neu - Kosten
Foto von aleksandra85foto

Die Amortisationsrechnung würde ich einfach in Diagrammform darstellen.

FIAE Projektpräsentation Neu - Amortisation

Und zum Abschluss noch ein Beispiel aus Gerdas Präsentation. Sie hat die mehrseitige Tabelle geschickt mit einer Animation verknüpft, um zum einen den Fokus nur auf die wichtigen Inhalte zu legen und zum anderen trotzdem mehrere Informationen unterzubringen. Außerdem unterstützt die Animation den Erzählfluss, da sich die Gesamttabelle Stück für Stück aufbaut.

FIAE Projektpräsentation Gerda - Kosten 1

FIAE Projektpräsentation Gerda - Kosten 2

Fazit

Die Wirtschaftlichkeit ist ein wichtiger Faktor jedes IT-Projekts und sollte demnach auch Teil der Abschlusspräsentation sein. Ich hoffe, ich konnte mit den obigen Beispielen zeigen, dass man trotz der vielleicht erwarteten Zahlenwüste eine gut lesbare Darstellung erreichen und eine spannende Präsentation halten kann.

Wie seht ihr das? Zeigt ihr eure Kosten und Amortisation in der Präsentation? Wenn ja, in welcher Form? Oder verzichtet ihr gar ganz auf diesen Inhalt?

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18 thoughts on “Die Wirtschaftlichkeit interessiert niemanden – Mythen der Projektpräsentation

  1. Hallo,

    ich habe als Projekt einen Prototypen/Proof of concept entwickelt. Bei der Wirtschaftlichkeit ist es daher schwer etwas geeignetes zu finden. Ich habe mir also überlegt, die für mich entstandenen Kosten mit denen eines normalen Entwicklers zu vergleichen. Somit kann ich dann darstellen wie Hoch der Kostenunterschied ist. Denkst du das das schon ausreichend ist um das Thema Wirtschaftlichkeit „abzudecken“?

    Viele Grüße

  2. Hallo FAE,

    da vermischst du vielleicht zwei Punkte: „deine“ Kosten kannst du ja korrekt anhand deines (oder eines allgemeinen) Azubistundensatzes ermitteln. Das ist ja realistischer als der Satz eines fertigen Entwicklers.

    Bei der Wirtschaftlichkeit würde ich dann schauen, wo durch dein Projekt Kosten gespart werden. Vielleicht fallen ja kommerzielle Lizenzen weg, weil du Open Source evaluierst oder so.

    Viele Grüße!
    Stefan

  3. Aber durch den Vergleich zeige ich doch prinzipiell, dass es mein Unternehmen weniger gekostet hat die Arbeit von einem Azubi machen zu lassen. Somit ist es meiner Ansicht nach auch wirtschaftlicher, da eben die Gehaltskosten eingespart werden konnten…

  4. Oh, dann haben wir uns falsch verstanden. Das kannst du natürlich machen. Aber ich würde erwarten, dass sich das Projekt auch noch auf andere Weise amortisiert. Einen Azubi arbeiten zu lassen, ist ja immer billiger. Was bringt denn dein Projekt dem Unternehmen noch?

  5. Da es nur ein POC Projekt war eigentlich nichts weiter als die gesparte Entwicklerzeit/-kosten. Und natürlich die Erkenntnis, die aus dem Projekt gewonnen werden konnte (Verwendung bestimmter Frameworks etc).
    Ich könnte für die Amortisierung höchstens Werte annehmen was das Produkt nach der Fertigstellung einbringen könnte aber in dem Zustand in dem es sich gerade befindet würde es niemand an den Kunden verkaufen.

  6. Aber die Auswahl des Frameworks hört sich doch interessant an: Vielleicht spart ihr später Entwicklungszeit, weil ihr die Funktionalität nicht selbst entwickeln müsst.

    Und eine Kalkulation „wie viele Lizenzen müssten wir verkaufen, um die Entwicklungskosten wieder reinzuholen“ habe ich auch schon oft gesehen.

    Wie gesagt: Irgendetwas hat dein Projekt dem Unternehmen ja gebracht. Manchmal muss man nur ein wenig suchen.

  7. Hi Stefan,
    sehr guter Artikel. Ich bin gerade selber an meinem Projektantrag dran und muss diesenn noch überarbeiten. Es fehlte eine Wirtschaftlichkeitsberechnung. Meine Frage wäre jetzt in diesem Zusammenhang, wie kriege ich die Ressourcenkosten von meinem Betrieb heraus? Gibt es einen „Durchschnittswert“ für Ressourcenkosten von einem IT-Provider? Mein goggle-Fu kann mir da nicht wirklich weiter helfen.

  8. Hallo Ozzymandias,

    die Frage wird mir sehr oft gestellt. Leider kann ich immer nur dasselbe antworten: Das kann dir nur dein Unternehmen sagen. Sprich mal mit deinem Chef, eurer Buchhaltung, einem Projektleiter, dem Controlling oder wer auch immer für diese Zahlen verantwortlich ist. Die Kosten deines Unternehmens wirst du nicht im Internet finden.

    Und ein durchschnittlicher Satz wird dir auch nicht helfen, denn es geht ja um dein konkretes Projekt! Du sollst in der Prüfung zeigen, dass du diesen kaufmännischen Anteil abdecken und die Kosten planen und amortisieren kannst.

    Viele Grüße! Stefan

  9. In diesem Teil meiner Artikelreihe zu den Mythen der
    Projektpräsentation gehe ich auf ein häufiges Problem ein: die
    fehlende Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Projekts. Viele Prüflinge
    sind der Meinung: Ich bin Programmierer, also zeige ich mein Programm.
    Die Wirtschaftlichkeit interessiert doch niemanden. Das ist leider ein
    Irrglaube, denn auch wenn viele Azubis es nicht wahrhaben wollen,
    zählen alle lT-Berufe zu den kaufmännischen Berufen. Der Bereich der
    Wirtschaftlichkeit sollte also nicht nur nicht vergessen werden,
    sondern eine zentrale Rolle bei der Bearbeitung des Abschlussprojekts
    einnehmen.

    Tja… Das scheint von Prüfer zu Prüfer oder von Kammer zu Kammer unterschiedlich zu sein. Meine Lehrer und Vor-Azubis haben mir das auch eingetrichtert. Ich bin in allerdings genau aus dem Grund durchgefallen. Ich hatte Wirtschaftlichkeit drin und die Aussage der Prüfer war:

    Du machst eine Ausbildung zum Entwickler, die Wirtschaftlichkeit
    interessiert uns nicht.

    Selbst der Lehrer in der Runde meinte, es sei nur ein Gerücht, dass ein Entwickler Wirtschaftlichkeit mit aufnehmen sollte, dass sich leider stark hält. Mein Lehrer in der Schule hat dann wieder Gegenteiliges behauptet… Leider ist die IHK sich da oft nicht einig.

    PS: Die oben genannte Situation war in der Präsentation und dem folgenden Fachgespräch.

  10. Hallo lobro,

    oh man, das ist natürlich echt ärgerlich. Die Ansicht kann ich allerdings nicht nachvollziehen. Gefühlte 50% oder mehr der Ausbildung sind doch wirtschaftliche Inhalte. GH2 und WiSo sind voll mit Fragen zur Wirtschaftlichkeit. Und in der Verordnung über die Berufsausbildung steht explizit, dass beim Projekt auch wirtschaftliche Gesichtspunkte zu berücksichtigen sind. Schade, dass dein Ausschuss das offensichtlich völlig anders sieht.

    Ich würde allerdings doch in Frage stellen, dass du nur wegen der Wirtschaftlichkeit durchgefallen bist. Wenn den Ausschuss das nicht interessiert, ist das ja ok. Aber sofern du die anderen – technischen – Inhalte mit in der Präsentation hattest, ist das noch kein Grund durchzufallen. Höchstens eine Abwertung wäre nachvollziehbar, weil du die Zeit für „uninteressante“ Inhalte „verschwendet“ hast. Bist du sicher, dass dies der einzige Grund war? Das kann ich mir nicht vorstellen. Denn im Fachgespräch werden dir ja dann auch keine wirtschaftlichen Fragen gestellt worden sein, wenn der Ausschuss sie nicht hören wollte. Und da es immer nur eine Gesamtnote für beide Teile (Präsi/FG) gibt, glaube ich nicht, dass nur die Wirtschaftlichkeit die Ursache war.

    Viele Grüße!
    Stefan

  11. Hallo,

    ich mache die Ausbildung zum Fachinformatiker Anwendungsentwicklung als Umschulung und demnach bin ich nicht bei einem Unternehmen als Auszubildener angestellt. Mein Projekt findet im Rahmen eines unentgeltlichen Praktikums statt. Daher habe ich bei der Kostenaufstellung ein Problem mit meinem eigenen Stundensatz. Die Kosten für die Nutzung und Einrichtung des Arbeitplatzes und interne Stundensätze anderer Mitarbeiter kann ich angeben. Man hatte aber nicht wirklich eine Berechnung eines Stundensatzes meiner Arbeitszeit im Unternehmen parat. Gibt es da einen Gemeinkostensatz, den man quasi voraussetzen kann – auch bei einem unentgeltlichen Praktikum (daher ja auch keine Sozialversicherungsbeiträge etc.)?

    Gruß

    Martinez

  12. Hallo Martinez,

    einen allgemeingültigen Stundensatz kann ich dir nicht nennen, da es ihn wohl auch nicht gibt. In jedem Unternehmen fallen andere Kosten an, die mit einkalkuliert werden müssen.

    Wenn dir dein Unternehmen keinen Stundensatz für dich nennen kann, hast du immer noch die Möglichkeit, das exakt so in die Projektdokumentation zu schreiben und für die Kostenrechnung von einem fiktiven (am besten aber natürlich realistischen) Stundensatz auszugehen, der sich z.B. an die Sätze deiner Kollegen anlehnt. Damit kannst du zeigen, dass du wüsstest, wie du die Berechnung durchzuführen hast, wenn du einen konkreten Wert hättest.

    Viele Grüße!
    Stefan

  13. Danke,

    damit kann ich was anfangen.

    Es hilft besonders sich zu verdeutlichen, dass es nicht auf die Vollständigkeit der mir zur Verfügung stehenden Daten ankommt, sondern darauf, dass man erkennt, wie ich die Kosten berechne.

    Viele Grüße
    Martinez

  14. Hallo,

    ich bin gerade an meinem Abschlussprojekt (Fachinformatiker Systemintegration) dran und habe Zweifel beim Punkt Wirtschaftlichkeit und Evaluierung. Um einen groben Überblick zu gewähren: Ich evaluiere eine Managementsoftware die die Überwachung und Firmwarektualisierung vereinfacht und verkürzt.

    Mein Plan ist es vor der Evaluation eine Übersicht zu errechnen wie lange die Arbeit dauert und wie viel diese pro Angestellten je Server kostet. Und am Ende mache ich das gleiche mit dem Einsatz der Lösung und dann vergleiche ich beides.

    Dazu habe ich in einer Tabelle dargestellt wie lange der Admin ohne die Lösung für Aufgaben braucht, und 3 Produkte mit einer Nutzwertanalyse verglichen.

    Mein Problem ist, oder auch nicht, ich kann keine Amortisierung machen. Dort wo ich arbeite ist ein Ressort eines großen Konzerns, das nach dem Cost-Center Modell arbeitet (Tagesgeschäft ist eine Dienstleistung). Daher haben wir ein Budget das benutzt werden kann, jedoch sollte nicht alles benutzt werden (viel schaffen auf Sparkurs). Für das Projekt musste ich nichts anschaffen, da alle Server etc. schon vorhanden sind. Die evaluierte Lösung kostet nichts, da die, dank des Supportvertrags, umsonst angeschafft werden konnte.

    Ich könnte die ehemaligen Anschaffungskosten der benutzten Hardware auflisten, jedoch wüsste ich nicht was das bringen soll.

    Könnten Sie mir Tipps geben wie man das marktwirtschaftlich gut darstellen könnte?

    Gruß

  15. Aussagen wie diese finde ich immer sehr witzig:

    > Für das Projekt musste ich nichts anschaffen, da alle Server etc. schon vorhanden sind. Die evaluierte Lösung kostet nichts, da die, dank des Supportvertrags, umsonst angeschafft werden konnte.

    Es ist ja schön, dass alles "schon da" ist. Aber kostet das dann einfach alles nichts? Laufen die Server ohne Strom? Gibt es keine Abschreibung? Werden die Server nicht von Personal gewartet? Fallen keine Lizenzgebühren für VMware (oder was auch immer) an? Ist der genannte Supportvertrag kostenfrei?

    Durch deine Installation wird es eine Anwendung mehr geben, die zu betreuen ist (zumindest mal zu patchen, zu aktualisieren, zu sichern usw.). Und dafür fallen ganz sicher Kosten an, die du in die Amortisationsrechnung einbeziehen kannst. Es gibt keine kostenfreien Lösungen. Selbst beim Einsatz von Open Source hat jemand Zeit aufgewendet, die Lösung auszuwählen, zu installieren, zu konfigurieren, Backups einzurichten usw.

    Was du beschreibst, sind die oft genannten EDA-Kosten.

  16. Hallo,

    erstmal vielen Dank für die sehr guten Podcasts und Artikel die Sie veröffentlichen.
    Nun zu meinem Problem Ich bin gerade am schreiben meiner Projektdokumentation und bin einem sehr ähnlichen Problem wie FAE begegnet ich habe einen Prototyp entwickelt, nun fällt es mir sehr schwer eine Wirtschaftlichkeitsrechnung aufzustellen, da dieser Prototyp in diesem Zustand nicht verkauft werden kann und durch eine große Umstrukturierung/Planänderung der von mir geschriebene Programmcode wahrscheinlich nicht wieder verwendet wird. Da ich aber Angst habe Punkte bei diesem Teil zu verlieren, wenn ich nur meine Arbeitskosten mit denen eines fertigen Entwicklers vergleiche zu meiner Frage was kann man noch als Wirtschaftlichkeitsrechnung anführen?

    Vielen Dank im Voraus!
    Viele Grüße

  17. Hallo Florian,

    dazu fällt mir nur eine Frage ein: Warum baust du den Prototyp überhaupt?

    Hast du das hier schon gelesen? Mein Projekt amortisiert sich nicht (FAQ) -> Irgendeinen Grund für die Umsetzung wird es ja geben. Und der ist eigentlich immer auch irgendwie monetär bewertbar!

    Beim Prototyp fällt mir ein: grundsätzliche Machbarkeit nachweisen und damit später verlorene Zeit einsparen, Lizenzen sparen durch Evaluierung von Open Source, usw.

    Viele Grüße!
    Stefan

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