Die Wirtschaftlichkeit interessiert niemanden – Mythen der Projektpräsentation

Dieser Beitrag ist Teil 4 von 8 in der Serie Mythen der Projektpräsentation.

In diesem Teil meiner Artikelreihe zu den Mythen der Projektpräsentation gehe ich auf ein häufiges Problem ein: die fehlende Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Projekts. Viele Prüflinge sind der Meinung:

Ich bin Programmierer, also zeige ich mein Programm. Die Wirtschaftlichkeit interessiert doch niemanden.

Das ist leider ein Irrglaube, denn auch wenn viele Azubis es nicht wahrhaben wollen, zählen alle IT-Berufe zu den kaufmännischen Berufen. Der Bereich der Wirtschaftlichkeit sollte also nicht nur nicht vergessen werden, sondern eine zentrale Rolle bei der Bearbeitung des Abschlussprojekts einnehmen.

Nicht umsonst steht in der Verordnung über die Berufsausbildung (§15, Abs. 2) wörtlich:

Durch die Projektarbeit und deren Dokumentation soll der Prüfling belegen, daß er Arbeitsabläufe und Teilaufgaben zielorientiert unter Beachtung wirtschaftlicher [Hervorh. d. Verf.], technischer, organisatorischer und zeitlicher Vorgaben selbständig planen und kundengerecht umsetzen […] kann.

Daher sollte in der Projektpräsentation zumindest auf die wichtigsten Aspekte der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eingegangen werden: die Kostenplanung und die Amortisationsrechnung.

Kostenplanung

Üblicherweise wurde bereits in der Projektdokumentation auf die Kostenplanung eingegangen, sodass man in der Projektpräsentation lediglich die wichtigsten Teile vorstellen wird. Dieser Grundsatz gilt aber ja für alle Bereiche des Projekts: Die Prüflinge sollten Die kostbare Präsentationszeit nicht mit Trivialitäten und langweiligen Inhalten verschwenden, sondern die Prüfer mit den Highlights des Projekts von ihrer Arbeit überzeugen.

Bewährt hat sich die Vorstellung der Gesamtkosten des Projekts. Irgendwo sollte also einmal eine dicke große Zahl stehen, die diese Kosten darstellt.

Spannend ist für die Prüfer aber auch, wie der Prüfling auf diese Zahl gekommen ist. Sie sollte also ggfs. aufgeteilt werden auf die wichtigsten Bereiche, z.B. die Arbeitszeit der Prüflings, Lizenzen, angeschaffte Hardware, Arbeitszeit von Mitarbeitern usw.

Den größten Anteil an den Kosten haben meistens die Arbeitsstunden des Prüflings. Hier kommen schnell einige Tausend Euro zusammen, wenn man von halbwegs realistischen Stundensätzen ausgeht (z.B. 30 EUR/Stunde * 70 Stunden = 2.100 EUR).

Das ist auch gleich ein gutes Stichwort: Man sollte sich unbedingt klar machen, was in den Stundensätzen enthalten ist. Das ist nicht einfach nur die Ausbildungsvergütung geteilt durch die Arbeitszeit. Sehr häufig rechnen Prüflinge mit Stundensätzen von ein paar Euro, weil sie tatsächlich einfach die genannte Rechnung anstellen. Die Sozialabgaben und Gemeinkosten werden dabei einfach vergessen. Das ist dann natürlich eine perfekte Vorlage für das Fachgespräch 😉

Amortisationsrechnung

Die Kosten allein reichen allerdings nicht aus, um zu bewerten, ob das Projekt wirtschaftlich ist. Es kommt darauf an, wann diese Kosten durch die Umsetzung des Projekts wieder erwirtschaftet werden. Genau dafür ist die Amortisationsrechnung wichtig. Denn für ein Projekt, das sich nicht amortisiert, braucht der Prüfling schon sehr gute andere Gründe, um es durchzuführen.

In der Projektpräsentation sollte auf die Amortisationsrechnung auf jeden Fall eingegangen werden, weil ein wichtiger Ausbildungsinhalt eines Anwendungsentwicklers ist, bewerten zu können, ob ein Projekt überhaupt durchgeführt werden kann und soll. Wir entwickeln Software ja nicht zum Spaß (obwohl Spaß natürlich eine zentrale Rolle für uns spielt 😉 ), sondern um das Unternehmen nach vorne zu bringen bzw. schlicht und ergreifend um Geld damit zu verdienen. Und die Amortisationsrechnung zeigt, dass dies für das Abschlussprojekt des Prüflings der Fall ist.

Sicherlich gibt es Ausnahmen, bei denen eine Kostenplanung und/oder Amortisationsrechnung nicht durchgeführt werden kann. Beispiele sind interne Prototypen zum Machbarkeitsnachweis oder Technologiedemos. Aber für den Großteil aller Abschlussprojekte kann ich nur die dringende Empfehlung aussprechen, die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung in die Präsentation einzubauen. Und selbst für die genannten Beispiele lassen sich mit ein wenig Nachdenken (was ich von einem Prüfling erwarten würde) bestimmt vernünftige (monetäre) Gründe für die Projektdurchführung finden. Vielleicht wird durch die Umsetzung des Prototyps später kostbare Entwicklerzeit gespart oder die Technologieentscheidung bewirkt, dass Entwicklerkollegen langfristig produktiver arbeiten. Letztlich kann es meiner Meinung nach kein Projekt geben, das nicht in irgendeiner Weise zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beiträgt.

Bei der Berechnung der Amortisationsdauer können verschiedene Aspekte herangezogen werden, wie z.B. ganz klassisch die erwarteten Verkaufserlöse bei Software für Kunden oder die erwarteten Einsparungen bei interner Software. Hier sollte man als Prüfling auch genau hinschauen und analysieren, wo sich Einsparpotential durch den Einsatz der neuen Software ergibt. Sind z.B. Arbeitsabläufe schneller durchzuführen, kann man die Zeitersparnis anhand der Mitarbeiterkosten in eine Kostenersparnis umrechnen.

Darstellung

Wie kann man die Kosten und Amortisationsrechnung nun in der Projektpräsentation optimal darstellen?

Fangen wir mit einem Beispiel an, wie ich es nicht machen würde.

FIAE Projektpräsentation Alt - Kosten

Hier sind einfach viel zu viele Informationen auf zu wenig Raum zusammengequetscht. Der Text ist viel zu klein, um gut lesbar zu sein. Und die Kostenberechnung kann in der Kürze der Zeit kein Zuschauer nachvollziehen. Stattdessen würde ich die Informationen deutlich reduzieren und für eine optimale Lesbarkeit sorgen, zur Not, indem die Folie auf mehrere Folien aufgeteilt wird.

FIAE Projektpräsentation Neu - Kosten
Foto von aleksandra85foto

Die Amortisationsrechnung würde ich einfach in Diagrammform darstellen.

FIAE Projektpräsentation Neu - Amortisation

Und zum Abschluss noch ein Beispiel aus Gerdas Präsentation. Sie hat die mehrseitige Tabelle geschickt mit einer Animation verknüpft, um zum einen den Fokus nur auf die wichtigen Inhalte zu legen und zum anderen trotzdem mehrere Informationen unterzubringen. Außerdem unterstützt die Animation den Erzählfluss, da sich die Gesamttabelle Stück für Stück aufbaut.

FIAE Projektpräsentation Gerda - Kosten 1

FIAE Projektpräsentation Gerda - Kosten 2

Fazit

Die Wirtschaftlichkeit ist ein wichtiger Faktor jedes IT-Projekts und sollte demnach auch Teil der Abschlusspräsentation sein. Ich hoffe, ich konnte mit den obigen Beispielen zeigen, dass man trotz der vielleicht erwarteten Zahlenwüste eine gut lesbare Darstellung erreichen und eine spannende Präsentation halten kann.

Wie seht ihr das? Zeigt ihr eure Kosten und Amortisation in der Präsentation? Wenn ja, in welcher Form? Oder verzichtet ihr gar ganz auf diesen Inhalt?

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11 thoughts on “Die Wirtschaftlichkeit interessiert niemanden – Mythen der Projektpräsentation

  1. Hallo,

    ich habe als Projekt einen Prototypen/Proof of concept entwickelt. Bei der Wirtschaftlichkeit ist es daher schwer etwas geeignetes zu finden. Ich habe mir also überlegt, die für mich entstandenen Kosten mit denen eines normalen Entwicklers zu vergleichen. Somit kann ich dann darstellen wie Hoch der Kostenunterschied ist. Denkst du das das schon ausreichend ist um das Thema Wirtschaftlichkeit „abzudecken“?

    Viele Grüße

  2. Hallo FAE,

    da vermischst du vielleicht zwei Punkte: „deine“ Kosten kannst du ja korrekt anhand deines (oder eines allgemeinen) Azubistundensatzes ermitteln. Das ist ja realistischer als der Satz eines fertigen Entwicklers.

    Bei der Wirtschaftlichkeit würde ich dann schauen, wo durch dein Projekt Kosten gespart werden. Vielleicht fallen ja kommerzielle Lizenzen weg, weil du Open Source evaluierst oder so.

    Viele Grüße!
    Stefan

  3. Aber durch den Vergleich zeige ich doch prinzipiell, dass es mein Unternehmen weniger gekostet hat die Arbeit von einem Azubi machen zu lassen. Somit ist es meiner Ansicht nach auch wirtschaftlicher, da eben die Gehaltskosten eingespart werden konnten…

  4. Oh, dann haben wir uns falsch verstanden. Das kannst du natürlich machen. Aber ich würde erwarten, dass sich das Projekt auch noch auf andere Weise amortisiert. Einen Azubi arbeiten zu lassen, ist ja immer billiger. Was bringt denn dein Projekt dem Unternehmen noch?

  5. Da es nur ein POC Projekt war eigentlich nichts weiter als die gesparte Entwicklerzeit/-kosten. Und natürlich die Erkenntnis, die aus dem Projekt gewonnen werden konnte (Verwendung bestimmter Frameworks etc).
    Ich könnte für die Amortisierung höchstens Werte annehmen was das Produkt nach der Fertigstellung einbringen könnte aber in dem Zustand in dem es sich gerade befindet würde es niemand an den Kunden verkaufen.

  6. Aber die Auswahl des Frameworks hört sich doch interessant an: Vielleicht spart ihr später Entwicklungszeit, weil ihr die Funktionalität nicht selbst entwickeln müsst.

    Und eine Kalkulation „wie viele Lizenzen müssten wir verkaufen, um die Entwicklungskosten wieder reinzuholen“ habe ich auch schon oft gesehen.

    Wie gesagt: Irgendetwas hat dein Projekt dem Unternehmen ja gebracht. Manchmal muss man nur ein wenig suchen.

  7. Hi Stefan,
    sehr guter Artikel. Ich bin gerade selber an meinem Projektantrag dran und muss diesenn noch überarbeiten. Es fehlte eine Wirtschaftlichkeitsberechnung. Meine Frage wäre jetzt in diesem Zusammenhang, wie kriege ich die Ressourcenkosten von meinem Betrieb heraus? Gibt es einen „Durchschnittswert“ für Ressourcenkosten von einem IT-Provider? Mein goggle-Fu kann mir da nicht wirklich weiter helfen.

  8. Hallo Ozzymandias,

    die Frage wird mir sehr oft gestellt. Leider kann ich immer nur dasselbe antworten: Das kann dir nur dein Unternehmen sagen. Sprich mal mit deinem Chef, eurer Buchhaltung, einem Projektleiter, dem Controlling oder wer auch immer für diese Zahlen verantwortlich ist. Die Kosten deines Unternehmens wirst du nicht im Internet finden.

    Und ein durchschnittlicher Satz wird dir auch nicht helfen, denn es geht ja um dein konkretes Projekt! Du sollst in der Prüfung zeigen, dass du diesen kaufmännischen Anteil abdecken und die Kosten planen und amortisieren kannst.

    Viele Grüße! Stefan

  9. In diesem Teil meiner Artikelreihe zu den Mythen der
    Projektpräsentation gehe ich auf ein häufiges Problem ein: die
    fehlende Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Projekts. Viele Prüflinge
    sind der Meinung: Ich bin Programmierer, also zeige ich mein Programm.
    Die Wirtschaftlichkeit interessiert doch niemanden. Das ist leider ein
    Irrglaube, denn auch wenn viele Azubis es nicht wahrhaben wollen,
    zählen alle lT-Berufe zu den kaufmännischen Berufen. Der Bereich der
    Wirtschaftlichkeit sollte also nicht nur nicht vergessen werden,
    sondern eine zentrale Rolle bei der Bearbeitung des Abschlussprojekts
    einnehmen.

    Tja… Das scheint von Prüfer zu Prüfer oder von Kammer zu Kammer unterschiedlich zu sein. Meine Lehrer und Vor-Azubis haben mir das auch eingetrichtert. Ich bin in allerdings genau aus dem Grund durchgefallen. Ich hatte Wirtschaftlichkeit drin und die Aussage der Prüfer war:

    Du machst eine Ausbildung zum Entwickler, die Wirtschaftlichkeit
    interessiert uns nicht.

    Selbst der Lehrer in der Runde meinte, es sei nur ein Gerücht, dass ein Entwickler Wirtschaftlichkeit mit aufnehmen sollte, dass sich leider stark hält. Mein Lehrer in der Schule hat dann wieder Gegenteiliges behauptet… Leider ist die IHK sich da oft nicht einig.

    PS: Die oben genannte Situation war in der Präsentation und dem folgenden Fachgespräch.

  10. Hallo lobro,

    oh man, das ist natürlich echt ärgerlich. Die Ansicht kann ich allerdings nicht nachvollziehen. Gefühlte 50% oder mehr der Ausbildung sind doch wirtschaftliche Inhalte. GH2 und WiSo sind voll mit Fragen zur Wirtschaftlichkeit. Und in der Verordnung über die Berufsausbildung steht explizit, dass beim Projekt auch wirtschaftliche Gesichtspunkte zu berücksichtigen sind. Schade, dass dein Ausschuss das offensichtlich völlig anders sieht.

    Ich würde allerdings doch in Frage stellen, dass du nur wegen der Wirtschaftlichkeit durchgefallen bist. Wenn den Ausschuss das nicht interessiert, ist das ja ok. Aber sofern du die anderen – technischen – Inhalte mit in der Präsentation hattest, ist das noch kein Grund durchzufallen. Höchstens eine Abwertung wäre nachvollziehbar, weil du die Zeit für „uninteressante“ Inhalte „verschwendet“ hast. Bist du sicher, dass dies der einzige Grund war? Das kann ich mir nicht vorstellen. Denn im Fachgespräch werden dir ja dann auch keine wirtschaftlichen Fragen gestellt worden sein, wenn der Ausschuss sie nicht hören wollte. Und da es immer nur eine Gesamtnote für beide Teile (Präsi/FG) gibt, glaube ich nicht, dass nur die Wirtschaftlichkeit die Ursache war.

    Viele Grüße!
    Stefan

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