Verwendung von fremden Vorlagen für die Projektdokumentation

Die beliebteste Seite dieses Blogs ist mit weitem Abstand meine Vorlage für die Projektdokumentation. Und häufig werde ich von Prüflingen gefragt, ob es eigentlich in Ordnung sei, für die eigene Dokumentation eine Vorlage zu verwenden (vgl. z.B. Aus anderen Projektdokumentationen zitieren). Muss man z.B. meine Seite als Quelle oder mich als Autor angeben? Oder kann es vielleicht sogar Punktabzug beim Einsatz einer fremden Vorlage geben oder fällt man gar ganz durch die Prüfung? Was muss man beim Einsatz von fremden Vorlagen berücksichtigen?

Meine kurze Antwort: Die reine Verwendung einer Vorlage für Layout und/oder Struktur der Dokumentation sollte kein Problem sein. Sobald jedoch Inhalte übernommen werden, wird es heikel.

Layout

Sind wir mal ganz ehrlich: Eine Projektdokumentation ist ein eher „langweiliges“ technisches Dokument, das nicht durch auffälliges Design oder Layout hervorstechen soll. Wie sind ja schließlich keine Mediendesigner. Letztlich könnten wir für unsere Dokumentation sogar am besten auf ein standardisiertes Dokument zurückgreifen, z.B. ein DIN-Format. Denn wir wollen uns als ITler nicht mit Kreativität bzgl. der Dokumentengestaltung hervortun, sondern mit innovativen technischen Inhalten.

Kurz gesagt: Wir sollten das Gestalten von ansprechenden Dokumenten denen überlassen, die sich damit auskennen. Unsere Designer-Kollegen wollen ja auch nicht programmieren (hoffentlich 😉 ). Daher habe ich kein Problem damit, wenn Prüflinge Vorlagen für ihre Dokumente nutzen. Und mir ist auch nicht bekannt, dass andere Prüfer das anders sehen. Sicherlich kann ich hier nicht für alle Prüfungsausschüsse sprechen, aber ich vermute, dass es den meisten herzlich egal sein wird, ob die tolle Kopfzeile vom Prüfling selbst gestaltet wurde oder nicht.

Die meisten Prüflinge nutzen für ihre Dokumentation ohnehin unternehmensinterne Vorlagen im Corporate Design. Die werden sicherlich auch nicht von den Azubis der Unternehmen erstellt, sondern von Agenturen oder Designabteilungen. Warum sollte es also einen Unterschied machen, wenn man stattdessen eine Vorlage aus dem Internet verwendet? Es wird sich auch niemand beschweren, wenn wir nicht unser eigenes ORM programmieren, sondern eine fertige – und bewährte – Implementierung verwenden.

Das soll nicht heißen, dass alle Projektdokumentationen gleich aussehen sollen. Ein bisschen Individualität ist schon in Ordnung – und sogar gewünscht. Aber wenn man kein Händchen für Gestaltung hat, sollte man für die Abschlussprüfung auf Nummer sicher gehen und eine professionelle Vorlage nehmen. Ansonsten läuft man eher Gefahr, die ohnehin knappe Projektzeit mit wilden Word-Formatierungen zu verschwenden.

Zuletzt ist bei einigen IHKen das Layout ja sogar bis ins letzte Detail (Schriftgröße, Abstände usw.) vorgegeben und alle Arbeiten sehen absichtlich mehr oder weniger gleich aus. Warum sollte dann jeder Prüfling gezwungen werden, dieselbe Formatierung erneut umzusetzen?

Struktur

Die Übernahme der Struktur sehe ich genauso wenig kritisch. Die Projektdokumentation soll den Ablauf des Projekts schildern. Und bei den meisten Projekten wird aufgrund der geringen Zeit von 70 Stunden wohl das Wasserfall-Modell zum Einsatz kommen. Und dessen Aufbau ist halt immer gleich. Höchstens die ein oder andere Projektphase ist vielleicht unterschiedlich.

Wenn man sich also der Struktur einer Vorlage bedient, „klaut“ man keine tollen Ideen, sondern übernimmt einfach den Aufbau, den man mit ein wenig gesundem Menschenverstand auch selbst erstellt hätte. Er folgt halt dem Projektablauf. Ich könnte keinem Prüfling Punkte abziehen, weil er den gleichen Aufbau verwendet wie ein anderer Prüfling. Denn dann müsste ich jedem Prüfling Punkte abziehen.

Allerdings sollte man schon noch den Verstand anschalten, wenn man fremde Vorlagen nutzt. Ich hatte tatsächlich schon einen Fall, bei dem der Prüfling nicht nur meine Vorlage übernommen hatte (was kein Problem gewesen wäre), sondern auch einfach alle (!) meine Gliederungspunkte lediglich mit ein wenig Text aufgefüllt hat. Auch wenn die Punkte für sein Projekt gar nicht relevant waren (z.B. Make-or-buy-Entscheidung, Nutzwertanalyse). Er hat sich noch nicht einmal die Mühe gemacht und die Aufzählungszeichen vor den Textpassagen entfernt, die offensichtlich nur für meine Stichpunkte gedacht waren. Das war einfach nur schlampig und lieblos. Das Prüfungsergebnis war entsprechend.

Inhalte

Layout und Struktur sind also – meiner Meinung nach – ohne Probleme wiederverwendbar. Aber bei den Inhalten wird er gefährlich. Wenn man Passagen wörtlich aus anderen Dokumentationen übernimmt, ohne sie entsprechend zu kennzeichnen, begeht man ein Plagiat. Dabei ist es dann auch unerheblich, ob man ein Fachbuch oder eine andere Dokumentation zitiert. Wenn man seitenweise Scrum erklärt und nicht daneben schreibt, dass man Schwaber zitiert, wird das auch mindestens einen Punktabzug geben, ggfs. aber sogar zum Nichtbestehen führen. Einfach deswegen, weil man eine fremde Leistung als seine eigene ausgibst. Es handelt sich also um einen Täuschungsversuch. Ein Beispiel aus der Praxis schildert Daniel in seinem Blog: Verdacht auf Täuschungsversuch! Was nun?

Im Gegensatz zu Fachliteratur wäre ich bei anderen Dokumentationen sogar extrem vorsichtig was „Zitate“ angeht. Denn so viele Quellen gibt es für Projektdokumentationen dann auch wieder nicht (vgl. Google-Suche) und die vorhandenen sind sicherlich auch dem ein oder anderen Prüfer bekannt. Ja, die Prüfer können auch das Internet bedienen. 😉 Und da es sich bei den übernommenen Inhalten dann sogar genau um solche Inhalte handelt, die man im Rahmen seiner Prüfungsleistung eigentlich selbst erarbeiten müsste (z.B. Wirtschaftlichkeitsanalyse, Plattformauswahl, Architektur), kann das eigentlich nur zum Nichtbestehen führen.

Zitate

Die Projektdokumentation erhebt nicht den Anspruch einer wissenschaftlichen Arbeit. Und das soll sie auch gar nicht. Dennoch gibt es allgemeine Zitierregeln, die jeder Autor – IT-Prüflinge eingeschlossen – einzuhalten hat. Wer fremde Inhalte wörtlich oder sinngemäß in seiner Dokumentation übernimmt, muss sie deutlich erkennbar als fremde Leistung kenntlich machen. Das schmälert auch nicht die eigene Leistung. Im Gegenteil, man erweist den anderen Autoren seinen Respekt und zeigt eine professionelle Arbeitsweise. Außerdem kann ein Prüfling bestimmte Inhalte gar nicht in Eigenleistung erstellen und muss sich bei Experten bedienen.

Ich selbst habe in meiner eigenen Projektdokumentation im Jahr 2006 einen Punktabzug in meiner Dokumentation (übrigens den einzigen!) bekommen, weil ich kein Literaturverzeichnis erstellt hatte. Ich weiß also aus eigener Erfahrung, wovon ich spreche!

Wer keine Ahnung von der wissenschaftlichen Arbeitweise hat, z.B. weil er es in der Schule nie gelernt hat, dem empfehle ich das hervorragende Buch Wissenschaftliches Arbeiten* von Manuel Theisen.

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Wie gesagt, die Dokumentation ist keine wissenschaftliche Arbeit, aber das Buch gibt viele allgemeingültige Tipps für eine umfangreiche Arbeit. Und dazu dürfen wir eine 40-seitige Dokumentation durchaus zählen.

Lizenz der Vorlage

Wie man nun also eine Vorlage aus dem Internet nutzen kann, habe ich dargelegt. Aber es gilt noch einen letzten Punkt zu berücksichtigen: die Lizenz der Vorlage. Ausbildungsinhalt jedes ITlers ist das Urheberrecht (vgl. 5.4 Datenschutz und Urheberrecht) – und das ist in Zeiten von Abmahnwellen usw. relevanter denn je. Es gilt also auf jeden Fall bei Verwendung eines fremden Werkes dessen Lizent einzuhalten.

In meinem Fall findet Creative Commons Anwendung, man kann meine Vorlage also unter Nennung meines Namens und eines Links zu meiner Website (im Quelltext der Dokumentation und nicht im fertigen PDF) frei verwenden, anpassen und weiter verbreiten. Das gilt aber keineswegs automatisch für alle möglichen Word-Vorlagen aus dem Internet. Also Vorsicht bei deren Verwendung! Im Zweifel besser einmal zuviel den Autor um explizite Erlaubnis fragen.

Zum Thema Urheberrecht und Creative Commons kann ich diese beiden Episoden des Podcasts Rechtsbelehrung empfehlen:

Thomas Schwenke – der Rechtsanwalt aus dem Podcast – hat auch gleich ein ganzes Buch zum Thema geschrieben: Social Media Marketing und Recht*.

Thomas Schwenke - Social Media Marketing und Recht (Affiliate)*

Das dürfte als deutlicher Hinweis auf die Komplexität dieses Themengebiets ausreichen. 😉

Fazit

Es spricht sicherlich nichts dagegen, sich bei Struktur, Inhalt, Layout usw. von anderen Dokumentationen inspirieren zu lassen. Man kann – und soll – nicht ständig das Rad neu erfinden. Ganz besonders nicht in der IT. Aber ohne Kenntlichmachung fremde Inhalte zu verwenden ist absolut unzulässig. Auch wenn es sich bei der Dokumentation nicht um eine wissenschaftliche Arbeit handelt, gelten immer noch die Regelungen einer Prüfungsleistung. Und wenn man von anderen abschreibt, hat man selbst die geforderte Leistung nun einmal nicht erbracht.

Ich selbst habe schon mehrere Dokumentation gelesen, die offensichtlich auf meiner eigenen Vorlage basierten. Das ist dank LaTeX immer recht gut zu erkennen. 🙂 Und das ist auch kein Problem. Im Gegenteil: Dafür habe ich sie ja veröffentlicht. Ich weiß selbst, wie viel Arbeit eine gute Vorlage macht. Aber wenn Inhalte übernommen werden, ist auch bei mir der Ofen aus.


Würdest du eine Vorlage aus dem Internet verwenden? Hast du vielleicht sogar meine Vorlage eingesetzt? Oder selbst eine veröffentlicht? Dann schildere mir gerne deine Erfahrungen.

Weitere Infos zur Projektdokumentation

Du suchst noch mehr Tipps rund um die Projektdokumentation? Dann schau doch mal in diese Artikel- und Podcast-Kategorie: Alle Artikel rund um die Projektdokumentation.

Kennst du schon meine Microsoft Word-/LibreOffice-Vorlage für die Projektdokumentation? Unter dieperfekteprojektdokumentation.de kannst du sie herunterladen.

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Checkliste für die Projektdokumentation

One thought on “Verwendung von fremden Vorlagen für die Projektdokumentation

  1. Danke für die Verlinkung!

    Allen Lesern kann ich wirklich nur wärmstens dazu raten, sich die Dokumentation der anderen – besonders bei Arbeitskollegen – mal durch zu lesen, wenn ihr denen auch eure bspw. zum korrigieren gegeben habt. Vertrauen ist gut, aber bekanntlich ist Kontrolle meistens dann doch besser.

    Daniel

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