Die Agenda muss auf jeder Folie stehen – Mythen der Projektpräsentation

Dieser Beitrag ist Teil 2 von 8 in der Serie Mythen der Projektpräsentation.

Es ist Zeit für den zweiten Beitrag in meiner Reihe Mythen der Projektpräsentation. Heute geht es um das allseits beliebte „Menü“ der Projektpräsentation: die (mitlaufende) Agenda auf jeder Folie.

„Meine Agenda muss auf jeder Folie zu sehen sein. Am besten als eine Art Ladebalken, der sich vorwärts bewegt, wenn sich das Thema ändert.“

Hört sich erstmal toll an, ist aber in der Praxis nicht ganz so sinnvoll. Warum schauen wir uns am besten einmal an.

Beispiel für eine mitlaufende Agenda

Schon in meinem ersten Beitrag habe ich diese Folie als Beispiel verwendet. Hier sieht man gut die „klassische“ mitlaufende Agenda:

FIAE Projektpräsentation Alt - Folie 3

Meine Hauptkritikpunkte an dieser Variante sind: Diese Information auf jeder Folie ist unnötig, lenkt ab und nimmt Platz für wichtigere Inhalte weg.

Die Agenda auf jeder Folie ist unnötig

Hand aufs Herz: Welcher Prüfer kann sich bei einer 15-minütigen Präsentation, die er so ähnlich schon mehrfach gesehen hat (denn ehrlich gesagt sind fast alle Präsentationen identisch aufgebaut), schon nach zwei Minuten nicht mehr an die Agenda erinnern, nachdem er sie zu Beginn der Präsentation vorgestellt bekommen hat, und braucht daher eine visuelle Gedankenstütze auf jeder Folie?

Ok, die Frage ist überspitzt gestellt, aber unterstreicht meinen Punkt: 15 Minuten sind ein Witz. Ich kann mir durchaus merken, welcher Inhalt in einem Vortrag vorgestellt wird, wenn man es mir einmalig zu Beginn des Vortrags zeigt.

Welchen Mehrwert bietet dem Zuschauer eine ständig sichtbare Agenda? Was habe ich davon? Ok, ich weiß „wo wir sind“. Aber wieso muss ich das wissen? Ich sollte mich auf den Vortragenden konzentrieren und ihm zuhören. Er wird schon dafür sorgen, dass er einen stimmigen Vortrag hält, dem ich folgen kann. Ist das nicht der Fall, hilft auch die Agenda nicht. Ich habe noch nie einen schlecht aufgebauten Vortrag gesehen, der durch das simple Einfügen der Agenda besser wurde. Ich habe aber schon sehr viele sehr gute Präsentationen gesehen, die keine ständig sichtbare Agenda hatten.

Die Agenda lenkt vom Vortrag ab

Ein Nachteil der Agenda ist, dass sie vom Inhalt des Vortrags ablenkt. Es steht mehr Text auf den Folien, den ich als Zuschauer schon fast automatisch lese. Währenddessen bin ich abgelenkt und höre dem Vortragenden nicht zu (siehe Split-Attention-Effekt).

Oder noch schlimmer: Ich finde den aktuellen Punkt langweilig und male mir aus, was gleich noch im spannenderen Punkt passiert, der im Anschluss kommt.

Ein weiteres Problem sind die Animationen, mit denen viele Prüflinge die Agenda versehen. Da fliegen Punkte durch die Gegend oder schieben sich Ladebalken voran. Das lenkt extrem ab und bietet einfach keinerlei Mehrwert (außer die PowerPoint-Skills des Prüflings zu zeigen).

Außerdem muss der Text der Agenda sehr klein sein, da viel Inhalt (immerhin die gesamte Agenda) auf wenig Platz dargestellt werden muss. Das führt dazu, dass man die Agenda bei den meisten Präsentationen kaum oder gar nicht lesen kann. Stellt euch doch einmal vor, wie die Prüfer mit zusammengekniffenen Augen vor euch sitzen und versuchen, eure Agenda zu entziffern. Meint ihr, das vermittelt einen guten Eindruck? Meint ihr, die Prüfer konzentrieren sich in diesem Moment auf euren Vortrag?

Die Agenda nimmt Platz für die wichtigen Inhalte weg

Mein Hauptargument gegen die Agenda auf jeder Folie ist jedoch das letzte: sie nimmt viel zu viel Platz weg, der deutlich sinnvoller gefüllt werden könnte. Nämlich mit spannender Methodik oder UML-Diagrammen.

Sobald eine Agenda auf jeder Folie verwendet wird, nimmt sie natürlich Platz ein. Da dies meist am Rand der Folie geschieht, steht nur noch ein ungünstig geschnittener Teil der Folie für den Inhalt zur Verfügung. Schauen wir uns noch einmal das Beispiel mit Corporate Design und mitlaufender Agenda an:

FIAE Projektpräsentation Alt - Wenig Platz für Inhalt

Nur der rot eingefärbte Bereich der Folie steht für unseren Inhalt zur Verfügung. Dessen Seitenformat ist jedoch alles andere als passend für die meisten Abbildungen. Und automatisch müssen wir die Inhalte verkleinern, da nicht die gesamte Folie zur Verfügung steht. Wie so etwas dann aussieht, haben wir schon gesehen:

FIAE Projektpräsentation Alt - Folie 4

Man beachte den rechten Bereich der Folie, der fast zur Hälfte leer ist, da die Grafik nicht in das Format der freien Fläche passt. Oder noch schlimmer:

FIAE Projektpräsentation Alt - Suboptimale Bildplatzierung

Foto von Snapographic_com

Das visuell sehr ansprechende Bild wird seiner Wirkung komplett beraubt, weil es in den Rahmen der PowerPoint-Vorlage gequetscht wird.

Eine alternative Darstellung

Wie könnte man denn nun die Zuschauer an die Hand nehmen und trotzdem die freie Gestaltungsmöglichkeit der Folien erreichen? Ganz einfach: die Agenda auf separate Zwischenfolien auslagern. Das kann dann definitiv jeder Zuschauer lesen, es lenkt nicht vom Vortrag ab, sieht auch noch deutlich ansprechender aus und erfüllt trotzdem den gleichen Zweck. Nur eben besser.

FIAE Projektpräsentation Neu - Agenda als Zwischenfolien

FIAE Projektpräsentation Neu - Ausbildungsbetrieb bildschirmfüllend

Hier noch ein Beispiel aus Gerdas Präsentation. Sie hat auch auf die mitlaufende Agenda verzichtet und die Zuschauer trotzdem einen roten Faden (im wahrsten Sinne des Wortes) erkennen lassen.

FIAE Projektpräsentation Neu - Ausbildungsbetrieb bildschirmfüllend

Fazit

Schaut euch die obigen Folien noch einmal in Ruhe an und seid ehrlich zu euch selbst: Welche Folien sind ansprechender? Welchen Vortrag würdet ihr euch lieber anschauen?

Ich hoffe, ich konnte euch davon überzeugen, in eurer Präsentation auf die mitlaufende Agenda zu verzichten. Sie bietet keinen Mehrwert und stört euch nur bei der Gestaltung eurer Folien.

Was haltet ihr von der mitlaufenden Agenda? Findet ihr sie sinnvoll oder überflüssig? Habt ihr vielleicht sogar gute Beispiele für eine mitlaufende Agenda oder für Zwischenfolien? Dann schickt sie mir gerne rüber oder hinterlasst einen Kommentar.

Weitere Infos zur Projektpräsentation

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4 thoughts on “Die Agenda muss auf jeder Folie stehen – Mythen der Projektpräsentation

  1. Ich bin ehrlich gesagt gerade etwas schockiert, weil uns durch die Berufsschullehrer (HK Bremen) mitgeteilt wurde, dass eine mitlaufende Agenda Pflicht (sowie Thema und Foliennummer und am besten noch der Name) sei und es sonst zu Abzügen bei der Bewertung kommen wird. Bei mir im Unternehmen habe ich auch noch keine Präsentation gesehen, die eine solche mitlaufende Agenda nicht hat. Scheint wohl eine Eigenart der Prüfer zu sein, die darauf bestehen, obwohl so etwas in echten Präsentationen aus Unternehmen wohl nie zu sehen sein wird.

    Begründet wurde das ganze unter anderem damit, dass die Prüfer ja mal nicht aufpassen könnten und somit immer wüssten, wo man sich gerade befindet.

    Vielleicht kann ich meine Folien für die nahende Präsentation noch ein wenig durch deine Hinweise optimieren.

  2. Hallo Frederick,

    vorweg: Wenn deine Lehrer dir dringend empfehlen, dich an das „alte“ Layout zu halten, weil du sonst Abzüge zu befürchten hast, würde ich dir natürlich in deinem eigenen Interesse raten, dich daran zu halten. Meine persönliche Meinung ist jedoch definitiv eine andere! Wenn du magst, verweise deine Lehrer doch auf diese Seite. Ich würde mich über eine rege Diskussion freuen 🙂

    Meine erste Frage wäre, wodurch der Abzug in der Note begründet wird. Es gibt für die Bewertung sicherlich den Punkt „formale Gestaltung“, aber ich sage ja nicht „verzichte auf die Agenda“, sondern nur, dass du sie anders (=besser) darstellen sollst. Thema, Seitenzahl und Name sind meiner Meinung nach völlig unnötig auf jeder Folie, wie ich hier begründet habe: Mythen der Projektpräsentation – Corporate Design ist Pflicht. Wo steht geschrieben (!), dass eine Abschlusspräsentation die genannten Punkte erfüllen muss? Wenn mir jemand ein Dokument zeigen kann, das diese Vorgaben macht, überdenke ich meine Meinung evtl. noch einmal. Wobei ich dann eher das Dokument hinterfragen würde, da meine eigene Erfahrung aus zahlreichen Präsentationen zeigt, dass der Weg einfach der falsche ist.

    Dass die Prüfer mal nicht aufpassen, kann natürlich sein (sollte aber in einer Abschlussprüfung nicht die Regel sein), aber meinst du wirklich, bei einer 15-minütigen Präsentation haben sie dann so sehr den Faden verloren, dass sie sich die ganze restliche Zeit fragen, worum es eigentlich geht? Tut mir leid, das Argument finde ich einfach lächerlich. Insbesondere, weil die Agenda ja trotzden enthalten ist, nur eben nicht auf jeder Folie.

    Und zu den Vorlagen aus den Unternehmen, die meiner Erfahrung nach durchweg so aufgebaut sind, wie von deinen Lehrern gefordert (siehe die Vorlage, die ich hier selbst verwendet habe), kann ich noch sagen: Nur weil alle es so machen, ist es nicht automatisch richtig. Es gibt so viel gute Literatur (siehe Anwendungsentwickler-Podcast #7: Die 11 häufigsten Fehler in der Projektpräsentation), die auch wissenschaftlich belegt, dass die „alte“ Präsentationsform nicht gehirngerecht ist, dass ich dieses Argument direkt als widerlegt ansehe.

    Ich persönlich glaube, dass es Prüfer „vom alten Schlag“ gibt, die wirklich den „alten“ Aufbau fordern. Wenn man solche Prüfer hat, muss man sich eben entscheiden: Will ich eine gute Präsentation halten oder eine gute Note bekommen? Allerdings schließt sich das nicht aus. Siehe Gerdas Präsentation. Sie hat ohne Corporate Design und mitlaufende Agenda 100% geholt: Projektpräsentation von Gerda Feldhaus (mit 100% bewertet).

    Viele Grüße!
    Stefan

  3. Inhaltsleiste ist absolut sinnvoll!
    Albern ist in Ihrem Text aber die Argumentation mit dem Bild, als ob es dann nicht richtig zur Geltung käme.
    So gesehen müssten sie über dem Bild auch alles weglassen. Logo ist noch viel viel überflüssiger als die Inhaltsleiste.
    Finde die Inhaltsleiste wenn sie nicht in riesiger Form gehalten wird, ist ein absolut sinnvolles Werkzeug.
    Geht ja vielen Zuhörern so, das man nicht immer einen Vortrag von Anfang bis Ende 100% konzentriert verfolgt.
    So kann der Zuhörer zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen wo sich der Vortragende gerade befindet.
    Genau das Gegenteil was sie beschreiben ist der Fall. Hat man keine Inhaltsleiste und ist der Vortrag in einem Punkt grade sehr langweilig gehalten schaltet man sofort ab (mit großer Wahrscheinlichkeit dann gleich bis zum Ende) weil man nicht weis ob noch irgendwas intressantes kommt.

  4. Hallo ms,

    danke für den Kommentar. Schön, mal eine andere Meinung zu hören! 🙂

    Ich stelle dazu einfach mal ein paar Fragen:

    1. Wo – außer bei der IHK – hast du schon einmal Präsentationen mit mitlaufender Agenda gesehen? Ich selbst habe bislang weder in Betrieben, noch in der Hochschule oder auf Konferenzen diese Agendaleiste gesehen. Ich würde mich über ein „echtes“ Beispiel freuen. Denn wir wollen ja, dass die Prüflinge für die Praxis lernen. Und meiner Erfahrung nach, wird die Agendaleiste nirgends verwendet.
    2. Wenn der Vortrag langweilig ist, kannst du dicht tatsächlich anhand der Leiste motivieren, doch nochmal aufzupassen? Und wenn ja kann das Gleiche nicht auch durch Zwischenfolien erreicht werden? Würdest du bei einem interessanten Zwischenbild nicht sogar eher hinschauen, als wenn sich einfach nur der Balken fortbewegt?
    3. Mal ganz ketzerisch: Warum muss ich überhaupt zu jedem Zeitpunkt des Vortrags wissen, wo ich mich befinde? Reicht es nicht, einfach zuzuhören und den aktuellen Teil zu verfolgen? Hilft es mir beim Verständnis oder Wiedereinstieg, wenn ich weiß, was ich gerade verpasst habe?
    4. Bist du wirklich der Meinung, dass ein von Text „eingerahmtes“ Bild mit Rändern an den Seiten visuell ansprechender ist als ein bildschirmfüllendes? Wenn ja, ist das natürlich völlig ok. Das ist dann aber wohl Geschmackssache und eine weitere Diskussion ist damit nicht zielführend.

    Zum Logo: Da hast du völlig recht. Genau das habe ich hier einmal aufgeschrieben: Corporate Design ist Pflicht – Mythen der Projektpräsentation.

    Viele Grüße! Stefan

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